Lưu trữ & Tài liệu lịch sử

Dữ liệu đầu vào điển hình

1. Hồ sơ lưu trữ giấy

   Hồ sơ trong kho lưu trữ, gồm cả tài liệu đóng tập và rời.

2. Ảnh, bản đồ và tài liệu hành chính lịch sử

   Tư liệu hình ảnh, bản đồ cùng tài liệu hành chính qua nhiều thời kỳ.

3. Tệp số cũ và kho scan chưa có metadata

   Tệp số từ giai đoạn trước và các bản scan chưa được mô tả.

Những bài toán CHINH PHONG giải quyết

1. Chất lượng nguồn không đồng đều

   Hồ sơ giấy, bản scan và tệp số có chất lượng và mức độ đầy đủ rất khác nhau.

2. Tên gọi và phân loại thay đổi theo thời kỳ

   Thuật ngữ, địa danh và cách phân loại thay đổi giữa các thời kỳ.

3. Metadata, phiên bản và truy nguyên

   Mỗi tài liệu cần phần mô tả, lịch sử phiên bản và nguồn gốc rõ ràng.

4. Bảo tồn dài hạn và khả năng tìm lại

   Tài liệu phải trụ được qua thay đổi định dạng và vẫn tìm lại được.

5. Quyền truy cập gắn với từng tài liệu

   Quyền và điều kiện truy cập khác nhau và phải gắn chặt với từng tài liệu.

Đầu ra mục tiêu

1. Bản số gốc theo chính sách dự án

   Bản gốc số được bảo tồn theo chính sách của dự án.

2. Metadata mô tả và kỹ thuật

   Metadata mô tả cả nội dung lẫn tệp tin.

3. Chỉ mục tìm kiếm và thực thể

   Chỉ mục và thực thể được liên kết phục vụ tra cứu.

4. Liên kết nguồn gốc và quyền truy cập

   Liên kết về nguồn gốc và điều kiện truy cập áp dụng.

5. Tập dữ liệu có thể tái sử dụng theo phạm vi cho phép

   Tập dữ liệu có thể tái sử dụng trong phạm vi được phép.

Giá trị nằm ở đâu

Mục tiêu không chỉ là “scan để cất”, mà là bảo tồn, tìm thấy, hiểu và tái sử dụng thông tin trong nhiều thập kỷ.

Bắt đầu từ một tập dữ liệu đại diện

Chọn một tập dữ liệu đại diện, khóa schema, quy tắc nghiệp vụ, trường trọng yếu, cách xử lý thiếu và mâu thuẫn, cùng tiêu chí nghiệm thu. Sau đó chạy benchmark trước khi mở rộng sản xuất.